Ücret bordrosu manuel olarak elle hazırlayabilir, excelde yapabilir ya da bordro yazılımı kullanabilirsiniz. Çalışan sayısı az olan işletmelerde elle hazırlamak mümkündür. Ancak çalışan sayısı arttıkça excel ile hazırlamak gerekir. Hatta çalışan sayısı onlarca ya da yüzlerce kişiye ulaştığında bir bordro yazılımı kullanmak doğru olacaktır. Şirketlerde bordro hazırlama görevini genelde muhasebe veya insan kaynakları ekibi yürütür. Bordro hazırlamak için kullanılan yazılımlara örnek olarak, Logo, Link ve Datassist’i verebiliriz. Piyasada muhasebe programı da olan Logo’nun bordro modülü yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu programlarda çalışanların işe giriş, maaş ve yararlanılan teşvik gibi bilgileri sisteme girildiğinde, program ücret bordrosunu hesaplar ve Muhtasar ve SGK gibi beyannamelerin de şablonuna uygun bir şekilde hesaplamaları yapar. Bu programlara ek olarak, eğer teşvik alan bir şirketseniz, örneğin Ar-Ge merkeziyseniz, devlete yapılması gereken personel çalışma saatleri gibi raporlamalar için Zirve programını da kullanabilirsiniz. Eğer çalışan sayısı az bir işletmeyseniz ve teşvik almıyorsanız, Kolay İK gibi daha basit bordro hazırlama programları da kullanabilirsiniz. Kolay İK’da bordro hazırlama haricinde özlük dosyalarının takibi, avans ödemeleri, izin günleri takibi ve performans yönetimi gibi özellikler de mevcut. Fiyatı uygun, basit ve kolay anlaşılabilir olduğu için genç startuplar için bu yazılımı tavsiye ederim.
Her ne kadar hazır programlar bordro hesaplamasını otomatik yapıyor olsa da, aşağıdaki bilgileri ve kesinti oranlarını bilmekte fayda var.
Bordro hazırlarken her işçi için yapılan tüm kesintilerin teker teker gösterilmesi gerekir. İşçi bordrosunda yapılan temel kesintileri şöyle sıralayabiliriz:
SGK işçi primi: %14
İşsizlik sigortası işçi payı: %1
Gelir vergisi matrahı: Brüt ücret – (SSK işçi primi + işsizlik sigortası işçi payı)
Gelir vergisi: Gelir vergisi matrahı x %15 (gelir vergisi dilimine göre değişebilir)
Kesintiler toplamı: SGK işçi payı + işsizlik sigortası işçi payı + gelir vergisi + damga vergisi
Damga vergisi: Binde 7,59
Net ücret: Brüt ücret – kesintiler toplamı
Bunlar yalnızca işçiden yapılacak olan kesintilerdir. İşverenden yapılan kesintiler ise aşağıdaki gibidir:
SGK işveren payı: %20,50 (teşvik ile 5 puan indirim uygulandığı durumlarda %15,5 üzerinden hesaplanır)
İşsizlik sigortası işveren payı: %2