Organizasyonel verimlilik, bir organizasyonun planlarını mümkün olan en az kaynak harcamasını yaparak uygulama yeteneği olarak tanımlanabilir. Başlangıç (startup), büyüme aşaması (growth stage) veya olgunluk (mature) dönemi ne olursa olsun, bir kuruluşta verimliliğe ulaşmak çok önemlidir. Organizasyonel verimlilik, sağlıklı ve başarılı organizasyonlar kurmanın ve yönetmenin anahtarıdır. Tanımda da belirtildiği gibi 2 önemli anahtar kelime vardır: planlama ve yürütme.
İlk adım planlamadır (planning). Çoğu olgun kuruluş, planlama sürecine sahipken, startup veya growth stage dönemindeki şirketlerde genellikle planlama süreci yoktur. Bunun nedeni çoğunlukla yeni kurulan veya büyüme aşamasındaki şirketlerin sıfırdan bir ürün/iş kurmaya ve onu büyütmeye odaklanmasıdır. Bunu yaparken ürün, pazar veya müşteri bazındaki yeni gelişmelerle birlikte planlar her gün değişebilir. Bu aşamada çok sayıda deneme, test yapmak ve ürün stratejilerini buna göre değiştirmek gerekir. Tüm bu komplikasyonlar ve değişikliklerle uğraşan çoğu start-up, planlama sürecini bir öncelik olarak görmez. Ancak planlama süreci; sürdürülebilir bir iş kurmak için büyük önem taşımaktadır. Bir start-up olarak sınırlı kaynaklarınız var; ve planlama yapmadan hangi alana ne kadar kaynak ayıracağınızı, nakitinizin ne zamana kadar yeterli olacağını veya ne zaman kara geçip pozitif nakit akışınız olacağını bilemezsiniz.
Kendi işinizi kurmayı düşünüyorsanız gerçekçi bir iş planınız olması gerekir. Giderlerin olabileceğinden az veya gelirlerin olabileceğinden fazla olarak öngörüldüğü birçok iş planı gördüm. Örneğin en yaygın hatalardan biri, personel maliyetlerini yanlış hesaplamaktır. Tecrübeli, ingilizce bilen bir satış personelinin yıllık maliyeti vergiler ve sosyal güvenlik masrafları ile birlikte yaklaşık 250.000 TL’dir. Bu, iş kurarken ne kadar sabit maliyete katlanacağınızı bilmenin önemini gösterir. Gelir tarafında ise piyasa büyüme hızı en çok dikkat etmemiz gereken girdilerden biridir. Türkiye gelişmekte olan bir ekonomi olduğundan pazar büyüme verilerinin çok yakın bir zamanda gelişmiş piyasaların oranlarını yakalayacağını varsayıyoruz. Genel olarak, durum böyle olmayabilir. Türkiye ekonomisinin olgun ekonomilere göre daha hızlı büyüdüğü doğru ancak dikkate alınması gereken riskler de olduğu şüphesizdir. Eğer ürününüz global pazarı hedefliyorsa daha kendine güvenli bir iş planı oluşturabiliriz. Ancak sadece Türkiye pazarını hedefleyen bir iş kuracaksanız, Türkiye ekonomisinin maruz olduğu riskleri göz önünde bulundurarak daha muhafazakar bir pazar büyüme varsayımı ve iş planı yapmak doğru olur.
İkinci adım yürütmedir (execution). Bir planlama süreci oluşturdunuz, gelecek yıl için iş planını hazırladınız. Sıradaki ne? Plan, ulaşmak istediğiniz hedeftir ve plana göre nasıl performans gösterdiğinizi sürekli olarak takip etmeli ve bu yolda gerekli aksiyonları almalısınız. Bir önceki paragrafta, çoğu olgun organizasyonun planlama sürecine sahip olduğundan bahsetmiştim. Ama bana bunların etkili bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını sorarsanız, emin değilim. İnsanlar genellikle bir plan yapma eğilimindedir, ancak plana göre nasıl bir performans gösterildiğinin takip edilmesi ihmal edilir, bu da zaman ve kaynak israfına yol açar. Çok büyük organizasyonlarda çalıştım ve örneğin satış hedeflerin sadece %60’ının gerçekleştiği birçok örnek gördüm. Hedefinizin %60’ına veya %150’sine ulaşıyorsanız, o dönemde ya çok olağanüstü bir şey olmuş demektir ya da planlamanızda ve yürütmenizde problemler var demektir. Ya gerçekçi planlar yapamıyorsunuz ya da yanlış bir yönetim var.
Plana göre nasıl performans gösterdiğinizi takip etmek için birkaç adım vardır. İlk olarak, açık/net ve ölçülebilir KPI’ları (temel performans göstergeleri) belirlemeniz gerekir. İkinci olarak, hedeflenen ve gerçekleşen KPI’ları karşılaştırmak için periyodik bir raporlama sürecine ihtiyacınız var. Üçüncüsü, insanların hedef ve gerçekleşen KPI’lara (temel performans göstergelerine) göre değerlendirildiği ve teşvik edildiği bir performans sistemine ihtiyacınız var.
İş planı yaparken dikkat edilmesi gereken konular için İş Planı kategorisindeki soru cevaplara gözatın.
Şirket performansı ile ilgili aşağıdaki yazıları da okuyun:
Şirket performansını takip etmeye yarayan Dashboards (Gösterge Panelleri) nedir ve nasıl kullanılır?
KPI-Key Performance Indicator (Temel Performans Göstergesi) nedir?